Mit Beginn des neuen Jahres wurde der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Somit liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen, die nicht maschinell lesbar sind, wie das PDF oder andere Bilddateien sind ein Auslaufmodell im B2B-Bereich. Sie entsprechen nicht den europäischen Vorgaben und es wird sie in Zukunft nicht mehr geben. 

   Die E-Rechnung im B2B-Bereich ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Das heißt: Unternehmen mit Sitz in Deutschland müssen ab diesem Stichtag im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen mit Sitz in Deutschland Rechnungen elektronisch, nach festgelegten Standards, empfangen und versenden können.

   Diese Umstellung bedeutet insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine große Herausforderung. Aus diesem Grund bietet der Gesetzgeber verschiedene  Übergangsregelungen  für die  Übermittlung  von Ausgangsrechnungen. Allerdings  ist der Empfang von E-Rechnungen  bereits seit dem

1. Januar 2025 verpflichtend. Das bedeutet, dass Unternehmerinnen und Unternehmer für den Empfang von E-Rechnungen seit Jahresbeginn ein Kommunikationskanal benötigen, am besten ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach. Sie müssen in der Lage sein, empfangene E-Rechnungen öffnen, lesen und entsprechend weiterverarbeiten zu können. Dabei kann die Verarbeitung auch mit anderen Programmen erfolgen. Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller können aber auch andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren, zum Beispiel über Web-Downloads.

   Wird die Annahme einer E-Rechnung durch einen Unternehmer verweigert, oder ist er technisch nicht in der Lage E-Rechnungen zu empfangen, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF-Datei oder auf Papier übermittelt wird. Da sich der Rechnungsaussteller um eine ordnungsgemäße und nachweisliche Übermittlung der E-Rechnung bemüht hat, gelten für ihn in diesem Fall die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten als erfüllt.  

   Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen Papierrechnungen und andere digitale Formate wie zum Beispiel der Versand von PDF-Rechnungen, versenden. Nachdem der erste Schritt mit Beginn diesen Jahres eingeführt wurde, folgt der zweite Schritt ab dem 1. Januar 2027. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen in einem zugelassenen elektronischen Format versenden, das gewährleistet, dass die Rechnungsangaben nach den §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. In Fällen der umsatzsteuerlichen Organschaft ist auf den Umsatz des gesamten Organkreises abzustellen. Erfolgt die Rechnungserteilung im Form einer Gutschrift, ist auf den Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers abzustellen. Unternehmen mit weniger Umsatz dürfen sonstige Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF-Datei ausstellen, wenn der Empfänger dem zustimmt.

   Der dritte und vorerst letzte Schritt beginnt ab dem 1. Januar 2028. Ab diesem Stichtag ist die E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend. Die wohl gängigsten Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung, wobei es auch seriöse ausländische Anbieter gibt.

   Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise. Bei den digitalen Formaten muss der Empfänger allerdings zustimmen.   

   Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papier- oder andere Rechnungen. E-Rechnungen müssen jedoch elektronisch aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass der Ausdruck einer E-Rechnung und die anschließende Archivierung die Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen nicht erfüllen.

   Zwar haben Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer für die Übermittlung von Ausgangsrechnungen noch Zeit, dennoch empfehlen wir Ihnen dieses Thema nicht all zu lange aufzuschieben. Sie benötigen eventuell eine neue Software, Systeme müssen vielleicht umgestellt und Sie und Ihre Mitarbeitenden müssen sich intensiv damit auseinandersetzen.  

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