Arbeitszeiterfassung 2025: Perfekte Excel-Vorlage zum kleinen Preis

Wissen Sie wirklich, wie viele Stunden für Ihr Unternehmen oder Ihr Projekt gearbeitet wird? Damit meinen wir die tatsächlichen Zeiten, die für die Kalkulation Ihrer Dienstleistungen oder Produkte essentiell sind.

   Die Arbeitszeiterfassung ist ein bedeutendes Thema, insbesondere seitdem das Bundesarbeitsgericht im September 2022 entschieden hat, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Diese Verpflichtung betrifft alle Beschäftigten, von Minijobs bis zu Vollzeitkräften. Allerdings wissen wir aus der Erfahrung heraus, dass in Kleinst- und Kleinunternehmen die Arbeitszeiten oft geschätzt werden, oder bereits vorausgefüllte Stundenzettel die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden dokumentieren. Auch werden Preise für angebotene Dienstleistungen oder Produkte oft „über den Daumen geschätzt“ statt kostendeckend und professionell kalkuliert. Eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung bringt somit zahlreiche Vorteile mit sich.

Sie erhalten eine Excel-Datei für Ihre Arbeitszeit- bzw. Projektzeiterfassung, die Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen können. 

Die Datei enthält: 

• Eine Eingabemaske in der Eckdaten wie Name, Personalnummer, tägliche und wöchentliche Sollarbeitszeit, Stundensaldo zum 31.12., Resturlaub aus dem Vorjahr und der Urlaubsanspruch für das neue Jahr eingetragen werden.
• Die Arbeitszeiten können vom 01.01. bis einschließlich 31.12., an sieben Tagen der Woche eingetragen werden. Hierfür stehen für jeden Tag mehrere Eintragungsmöglichkeiten zur Verfügung, etwa für die Frühstücks-, Mittags- oder Zigarettenpause, oder falls Sie zwischendurch etwas Privates zu erledigen haben. Nach Eingabe der Eckdaten und der einzelnen Zeiten werden die Tages-Ist-Zeiten, Tages-Differenzen in Stunden/Minuten, kumuliert in Stunden/Minuten sowie der kumulierte Dezimalwert automatisch berechnet. 
• Die Tages-Soll-Zeit ist von Montag bis einschließlich Freitag bereits von uns vorerfasst. Bitte schreiben Sie uns an mail@floka-online.de falls Sie eine andere Wochenaufteilung benötigen. 
• Bundeseinheitliche Feiertage sind grün markiert, landesspezifische Feiertage sind nicht berücksichtigt, können aber problemlos nachgetragen werden. Ebenso können Sie auch länderspezifische Ferientermine oder andere Schließzeiten farblich markieren.  
• Nach Eingabe der Resturlaubstage sowie des Urlaubsanspruchs für das kommende Jahr, werden bei entsprechender Erfassung die aktuellen Werte jeweils am Monatsende angezeigt. 
• Eine detaillierte Anleitung.

Warum ist eine präzise Arbeitszeiterfassung so wichtig?

1. Rechtliche Anforderungen: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden korrekt erfasst werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

2. Korrekte Abrechnungen: Nur durch eine genaue Erfassung der Arbeitszeit können Überstunden und Abwesenheiten korrekt berechnet werden, was zu einer fairen Entlohnung und zu einer höheren Motivation führt.

3. Erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Eine transparente und nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung fördert das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, was wiederum die Produktivität steigern kann.

4. Bessere Work-Life-Balance: Insbesondere im Homeoffice oder bei Remote-Arbeit hilft die Arbeitszeiterfassung dabei, klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu ziehen.

5. Bessere Kalkulationen: Sinnvoll ausgewertet, liefern die Daten konkrete Werte für die Kalkulation Ihrer Dienstleistungen und Produkte, und können zur Verbesserung der Prozesse herangezogen werden. Darüber hinaus ermöglichen die neu gewonnenen Daten eine fundierte Analyse von Auslastung, Fehlzeiten, Kapazitätsengpässen und anderen Kennzahlen, die sich auf die erbrachte Leistung im Unternehmen auswirken und Veränderungs- sowie Einsparpotenziale aufdecken.

Das sind die wichtigsten Vorteile unserer Excel-Vorlage:

• Einfache Handhabung: Mit unserem Excel-Sheet können Arbeitszeiten und Abwesenheiten schnell und unkompliziert erfasst werden, ohne dass teure Softwarelösungen erforderlich sind, Sie benötigen lediglich Microsoft Excel.
• Automatische Berechnungen: Überstunden und Abwesenheiten werden automatisch berechnet, was eine präzise und fehlerfreie Abrechnung ermöglicht.
• Übersichtlichkeit: Unser Excel-Sheet ist klar strukturiert und ermöglicht jederzeit eine schnelle Übersicht über alle erfassten Arbeitszeiten.
• Individuelle Anpassung: Das Tool lässt sich an die speziellen Anforderungen eines Unternehmens oder einer individuellen Situation anpassen.

Ihr Engagement für die Gesellschaft wird von uns belohnt: Gemeinnützige Vereine erhalten nach einer Berechtigungsprüfung unsere Vorlage zur Zeiterfassung kostenfrei. Schreiben Sie uns hierfür gerne eine E-Mail an mail@floka-online.de, um alle weiteren Schritte in die Wege zu leiten. 

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